【塾・習い事教室向け】保護者とのコミュニケーションを劇的改善！ついたよ！のチャット・PDF・アンケート機能完全ガイド
2025-07-15
監修：久保谷 太志
経済産業大臣認定 中小企業診断士 / Web制作ディレクター
目次
はじめに
「保護者からの電話対応に追われて、授業準備の時間が取れない」
「紙のプリントを配っても、子どもがカバンから出してくれない」
「イベントの出欠確認に 1 週間もかかってしまう」
このような悩みを抱えている塾長や教室経営者の方は少なくないでしょう。
入退室管理アプリ『ついたよ！』は、v1.3.0 のアップデートでチャット機能・PDF 添付機能・アンケート機能を追加し、単なる入退室通知システムから、保護者とのコミュニケーションを一元化できるプラットフォームへと進化しました。
本記事では、これら 3 つの機能について、具体的な活用シーンを交えながら詳しく解説します。教室運営の DX 化を検討されている方は、ぜひ最後までご覧ください。
なぜ今、保護者とのデジタルコミュニケーションが必要なのか？
教室運営者が直面する課題
📞 電話は時間が合わない
共働き世帯が増え、保護者と電話で連絡を取るのが難しい時代になりました。日中は仕事、夕方以降は家事や育児で忙しく、電話に出られないことも多々あります。
📧 メールは見逃される
メールは便利ですが、迷惑メールに紛れたり、他のメールに埋もれたりして見逃されることがあります。重要な連絡が届かないリスクがあります。
💬 LINE は個人アカウント使用に抵抗がある
多くの教室が LINE で保護者連絡をしていますが、「個人の LINE アカウントを使いたくない」という保護者も少なくありません。また、2025 年 4 月からの LINE 通知有料化により、コスト増も避けられません。
📄 紙のプリントは紛失・未配布問題
「子どもがカバンから出さない」「プリントを紛失した」というクレームは、多くの教室で日常茶飯事です。
📊 出欠確認や意見収集に時間がかかる
イベントの出欠確認や保護者会の日程調整など、一人ひとりに電話やメールで確認するのは膨大な時間と手間がかかります。
解決策としての「ついたよ！」チャット機能
『ついたよ！』のチャット機能は、これらの課題をまとめて解決します。
✅ 入退室管理アプリに組み込まれているから、保護者は既にインストール済み
新たなアプリのインストールを依頼する必要がありません。
✅ 教室専用の安全なコミュニケーションチャネル
個人の LINE アカウントを使わず、教室専用の連絡ツールとして運用できます。
✅ プッシュ通知で確実に届く
メールのように見逃される心配がなく、重要な連絡を速やかに届けられます。
個別チャット機能の詳細と活用法
基本機能の説明
1 対 1 のプライベートチャット
- 管理者と保護者が個別にメッセージのやり取り
- 他の保護者には見えないプライバシー保護設計
- 個別の相談や連絡も安心
リアルタイム通知
- メッセージ送信時に保護者へプッシュ通知
- 重要な連絡を見逃さない
- 即座に確認できる安心感
未読・既読管理
- 未読メッセージ件数が一目で分かる
- 開封すると自動で既読に
- 「ちゃんと読んでもらえたか」が確認できる
- 伝達漏れを防止
チャット履歴の保存
- 過去のやり取りをいつでも確認可能
- 「言った言わない」のトラブル防止
- 引き継ぎ時にも便利
具体的な活用シーン
シーン 1：急な欠席連絡への対応
従来の方法：
- 保護者が教室に電話 → 授業中で出られない → 折り返し電話 → また不在…
ついたよ！のチャット：
- 保護者：「今日は体調不良で欠席します」→ チャットで連絡
- 教室：「了解しました。お大事にしてください」→ 授業の合間に確認して返信
メリット：
- 電話の取り次ぎ不要
- 授業中でも後で確認できる
- 記録が残るので、後から確認できる
シーン 2：宿題提出状況の個別連絡
従来の方法：
- 電話で個別連絡 → 時間が合わない
ついたよ！のチャット：
- 教室：「〇〇さん、先週の宿題がまだ提出されていません。明日お持ちいただけますか？」
- 保護者：「すみません、確認します。明日持たせます」
メリット：
- 他の保護者に知られず、個別に丁寧な対応ができる
- プライバシーを守りながら連絡可能
- 保護者も恥ずかしい思いをしない
シーン 3：面談日程の調整
従来の方法：
- 電話で希望日を聞く → 何度もやり取り → 日程が決まるまで数日
ついたよ！のチャット：
- 教室：「来月の個別面談の希望日を教えてください。6/10、6/12、6/15 のいずれかでお願いします」
- 保護者：「6/12 の 14 時でお願いします」
- 教室：「承知しました。6/12 14 時で確定いたします」
メリット：
- 電話のやり取り不要
- スキマ時間で調整できる
- テキストベースなので聞き間違いがない
シーン 4：成績や学習状況の報告
従来の方法：
- 保護者会で一斉に報告 → 個別の状況は伝えにくい
- 電話で個別報告 → 全員に連絡するのは大変
ついたよ！のチャット：
- 教室：「今月のテスト結果をお伝えします。数学が 80 点で前回より 10 点アップしました！ただ、英語の文法がまだ苦手なようなので、ご家庭でも復習をお願いします」
- 保護者：「ありがとうございます。家でも見てみます」
メリット：
- タイムリーな情報共有で保護者の満足度 UP
- 個別の状況を詳しく伝えられる
- 保護者も子どもの様子が分かって安心
シーン 5：月謝や料金に関する問い合わせ
従来の方法：
- 保護者が電話で問い合わせ → 他の人に聞かれたくない内容もある
ついたよ！のチャット：
- 保護者：「来月の月謝の引き落とし日を教えてください」
- 教室：「27 日です。詳細は PDF で送りますね」→ PDF 添付
メリット：
- お金の話もプライベートチャットで安心
- 記録が残るので後から確認できる
- PDF 添付で明細も同時に送れる
PDF 添付機能の詳細と活用法
基本機能の説明
PDF 添付機能
- チャット内で PDF ファイル（最大 5MB）を添付可能
- 保護者アプリ内で PDF ビューアーが自動起動
- 拡大・縮小して閲覧可能
- 画像も鮮明に表示
いつでも確認できる
- 配布後もアプリ内で保存されている
- 紛失の心配なし
- 何度でも見返せる
具体的な活用シーン
シーン 1：月謝明細書の配布
従来の方法：
- 紙の明細を印刷（インク代・用紙代がかかる）
- 封筒に入れて配布（手作業で時間がかかる）
- 保護者が持ち帰る（紛失リスク）
ついたよ！の PDF 機能：
- Excel 等で明細を作成 → PDF 保存
- チャットで保護者に送信
- 保護者がアプリで確認
メリット：
- 印刷コスト削減：年間数万円〜数十万円の削減
- 配布の手間削減：封入作業が不要
- 紛失リスクゼロ：アプリに保存されているので安心
- 環境にやさしい：ペーパーレス化で SDGs 対応
シーン 2：イベント案内・参加同意書
活用例：
- 運動会の案内
- 発表会の詳細
- 遠足の持ち物リスト
- 参加同意書
ついたよ！の PDF 機能：
- イベント案内を PDF で配信
- 同意書も PDF で送り、アンケート機能で参加可否を確認
メリット：
- 紙の配布物を持ち帰り忘れる心配なし
- 保護者は何度でも確認できる
- 当日の持ち物も直前に見返せる
シーン 3：テスト結果・成績表の配布
従来の方法：
- 紙の成績表を封筒に入れて配布 → 他の生徒に見られるリスク
ついたよ！の PDF 機能：
- 個別のテスト結果や成績表を PDF で送信
- 1 対 1 のチャットなので他の生徒に見られる心配なし
メリット：
- プライバシー保護：他の保護者に見られない
- 紛失防止：アプリに保存されている
- 保管が楽：紙の成績表を保管する必要なし
シーン 4：教室規約・利用規約の共有
従来の方法：
- 入会時に紙の規約書を配布 → 後から「読んでいない」とトラブル
ついたよ！の PDF 機能：
- 入会時の規約書を PDF で送信
- 保護者はいつでも確認可能
- 既読機能で「確認しました」が分かる
メリット：
- 「規約を読んでいない」というトラブル防止
- いつでも確認できるので安心
- 更新時も再送信が簡単
シーン 5：教材・プリントの共有
活用例：
- 欠席した生徒への配布プリント
- 自宅学習用の追加教材
- 復習用のプリント
ついたよ！の PDF 機能：
- 授業で配ったプリントを PDF で送信
- 欠席者もすぐに内容を確認できる
メリット：
- 欠席者へのフォローがスムーズ
- 保護者が子どもの学習状況を把握しやすい
- 「プリントもらってない」というトラブル防止
紙の配布物削減のメリット
💰 印刷コスト削減
- 用紙代・インク代が年間で数万円〜数十万円削減
- 生徒数 50 名の教室で月 500 枚印刷 → 年間 6,000 枚 → 約 3 万円の削減
🌱 環境にやさしい
- ペーパーレス化で SDGs 対応
- 環境に配慮した教室として保護者にアピール
⏱️ 業務効率化
- 印刷・封入作業の時間削減
- その時間を授業準備や生徒対応に充てられる
😊 保護者の満足度 UP
- 「プリントを探す手間がなくなった」
- 「いつでも確認できるので安心」
- という声が多数
アンケート機能の詳細と活用法
基本機能の説明
アンケート作成
- 質問文を入力（例：「運動会の参加可否を教えてください」）
- 選択肢を 2〜4 個設定（例：「参加する」「参加しない」「未定」）
- チャットで送信
自動集計機能
- 選択肢ごとの回答数を自動集計
- 誰が回答済みか一覧で確認
- 未回答者への個別リマインドも可能
- Excel 等への手入力が不要
再回答防止
- 一度回答すると変更不可
- 誤操作や重複回答を防止
- 集計の正確性を担保
具体的な活用シーン
シーン 1：イベント出欠確認
質問： 「運動会の参加可否を教えてください」
選択肢：
- 参加する
- 参加しない
- 未定
- その他（個別相談希望）
従来の方法：
- 紙のアンケート配布 → 回収 → 手動で集計（数時間〜数日）
ついたよ！のアンケート機能：
- アプリで送信 → 保護者がタップするだけ → 自動集計（数分〜数時間）
メリット：
- 電話やメールで個別確認する手間が不要
- 集計も自動なので業務効率が劇的に改善
- 未回答者が一目で分かるので、リマインドも簡単
シーン 2：面談希望日の調整
質問： 「個別面談の希望日を教えてください」
選択肢：
- 6/10（月）午後
- 6/12（水）午後
- 6/15（土）午前
- 別の日を希望
メリット：
- 希望が多い日程を優先的に設定できる
- 電話で一人ひとりに聞く手間が不要
- 集計結果を見て、日程を確定できる
シーン 3：夏期講習・冬期講習の受講希望確認
質問： 「夏期講習の受講希望を教えてください」
選択肢：
- 全日程参加
- 午前のみ
- 午後のみ
- 参加しない
メリット：
- 講習の準備（教材、教室確保）がスムーズに
- 参加人数が事前に分かるので、教材を無駄なく発注できる
- 教室のキャパシティを考慮した運営が可能
シーン 4：保護者会の日程調整
質問： 「保護者会の希望日時を教えてください」
選択肢：
- 6/20（土）10 時
- 6/20（土）14 時
- 6/25（木）18 時
- 参加できない
メリット：
- 参加率の高い日程を選べる
- 保護者の都合を考慮した運営ができる
- 欠席者にも後日資料を PDF で送れる
シーン 5：新しい取り組みへの意見収集
質問： 「オンライン授業の導入を検討しています。ご意見をお聞かせください」
選択肢：
- 賛成
- どちらでもよい
- 反対
- 詳しく説明してほしい
メリット：
- 保護者の声を効率的に収集
- 運営改善に活用できる
- 保護者参加型の教室運営で満足度 UP
従来の方法との比較
| 項目 | 従来（電話・メール・紙） | ついたよ！アンケート機能 |
|---|---|---|
| 連絡方法 | 電話で個別確認、紙の配布 | アプリで一斉送信 |
| 回答方法 | 電話で返事、紙に記入して提出 | アプリでタップするだけ |
| 集計作業 | 手動で集計、Excel に入力 | 自動集計 |
| 未回答者確認 | 手動でリスト確認 | 一覧で一目瞭然 |
| 所要時間 | 数時間〜数日 | 数分〜数時間 |
アンケート機能を使えば、業務時間を大幅に削減できます！
v1.4.0 新機能：返信制限機能について
なぜ返信制限機能が必要なのか？
大規模な学習塾（生徒数 100 名以上）では、こんな悩みがあります：
- 全保護者からの返信に対応するのが負担
- 1 日に何十件もメッセージが来ると、対応しきれない
- お知らせ配信専用チャンネルとして運用したい
- 一方向のコミュニケーションに絞りたい
- 問い合わせは電話や専用窓口で受け付けたい
- チャットでは対応できない複雑な相談もある
返信制限機能の仕組み
施設単位で保護者からの返信を「許可/制限」
- 管理画面から簡単に設定を切り替え可能
- 施設ごとに柔軟な運用ができる
返信制限中は、保護者アプリでメッセージ入力欄が非表示
- 保護者は閲覧のみ可能
- 「返信できない」ことが明確に分かる
活用シーン
大規模塾での一斉お知らせ配信
- 生徒数 200 名の進学塾
- お知らせ配信専用チャンネルとして運用
- 個別の問い合わせは電話で受付
イベント案内などの一方向コミュニケーション
- 運動会の案内
- 休校日のお知らせ
- 月謝引き落とし日のリマインド
PDF 配布のみの運用
- 月謝明細書の配布
- テスト結果の配布
- 返信は不要、閲覧のみ
料金・導入方法
料金プラン
『ついたよ！』は、業界最安クラスの価格設定で導入しやすいのが特徴です。
| 項目 | 金額 |
|---|---|
| 月額料金 | 3,300 円(税込) 61 名以上の施設は 55 円/人(税込) |
| 初期費用 | 0 円 |
| 無料トライアル | 30 日間 |
| チャット機能 | 追加料金なし |
| PDF 添付機能 | 追加料金なし |
| アンケート機能 | 追加料金なし |
例：生徒数 50 名の教室なら、月額わずか 3,300 円！
入退室管理だけでなく、チャット機能、PDF 配布、アンケート機能まで含めて、この価格は圧倒的なコストパフォーマンスです。
導入の流れ
導入は驚くほど簡単。スマホかタブレット 1 台で始められます。
ステップ 1：公式サイトから無料トライアル申し込み
https://tsuitayo.jp にアクセスし、「無料トライアル」ボタンをクリック
ステップ 2：管理者アカウント発行
教室情報（施設名・担当者名・メールアドレス）を入力
ステップ 3：生徒登録・QR コード発行
管理画面から生徒情報を登録し、QR コードを発行・印刷
ステップ 4：保護者へアプリ案内
保護者に専用アプリのダウンロードを案内（iOS/Android 対応）
ステップ 5：運用開始
QR コードスキャンで入退室通知、チャットで連絡、PDF で配布物送信、アンケートで出欠確認！
サポート体制も万全です。導入時の Zoom サポートも可能です。
まとめ
『ついたよ！』は、入退室管理だけでなく、保護者とのコミュニケーションツールとしても優秀です。
チャット機能で日常的な連絡がスムーズに
- 電話やメールよりも手軽で確実
- プライベートチャットで個別対応も安心
- 既読管理で伝達漏れを防止
PDF 機能で紙の配布物削減、コスト削減
- 印刷コストが年間数万円削減
- 紛失リスクゼロ
- 保護者も「いつでも確認できる」と満足
アンケート機能で出欠確認や意見収集が劇的に効率化
- 電話やメールでの個別確認が不要
- 自動集計で業務時間を大幅削減
- 未回答者へのリマインドも簡単
v1.4.0 の返信制限機能で柔軟な運用が可能
- 大規模施設でも安心
- お知らせ配信専用チャンネルとして運用可能
今すぐ無料トライアルを始めませんか？
『ついたよ！』は、30 日間無料トライアルをご用意しています。
- ✅ 初期費用 0 円
- ✅ 全機能が使い放題
- ✅ 無料期間中の解約も OK
「本当に便利なのか、まずは試してみたい」という方も安心してスタートできます。
保護者とのコミュニケーションを劇的に改善し、教室運営を効率化する『ついたよ！』を、ぜひ一度お試しください。
📞 お問い合わせ・無料トライアル申し込み
- 公式サイト： https://tsuitayo.jp
- お問い合わせ： info@kuboya-biz.jp